در ابتدای جلسه شفائی رییس اداره آموزش وپرورش استثنایی استان اردبیل ضمن تبریک ماه پرخیر و برکت رمضان  و عرض خیر مقدم به مدیران ، از زحمات سال گذشته آنها در زمینه های آموزشی، فرهنگی ،هنری ،ورزشی و پرکردن اوقات فراغت دانش آموزان استثنایی تقدیر و تشکرکردند. رییس اداره آموزش و پرورش استثنایی استان اردبیل در ادامه هدف از برگزاری این جلسه را همفکری و همکاری با  مدیران برای عملیا تی کردن برنامه ها از جمله آماده سازي   نحوه تمرین و شرایط و ضوابط اعزام دانش آموزان به مسابقات ورزشی ،فرهنگی ،هنری  و نیز لزوم تشکیل پایگاه تابستانی عنوان کرد. ایشان در ادامه  به موفقیت دانش آموزان استثنایی در کسب  17 مقام در مسابقات ورزشی ،فرهنگی ،هنری سال گذشته اشاره و آن را نتیجه تدبیر و تلاش مدیران و مجموعه همکاران اداری اعلام نمود. سپس کارشناس مسوول امور پرورشی و تربیت بدنی استثنایی درخصوص نحوه اعزام به مسابقات و جشنواره ها، تعیین مربیان برای تیم های ورزشی ،اخذ رضایتنامه از اولیاء ،بیمه ورزشی، تهیه لباس و آلبوم ورزشی ،زمان و مکان برگزاری مسابقات و ضرورت تشکیل پایگاه تابستانی در راستای غنی سازی اوقات فراغت دانش آموزان استثنایی مطالبی را ارائه نمود.در ادامه تعدادی از مدیران مدارس استثنایی نکته نظرات خویش را درخصوص موضوعات جلسه به سمع و نظر کارشناسان و مسئولان اداری  رساندند.